Toma de decisiones efectivas

Una decisión es una elección entre distintas opciones o posibilidades, que se toman para resolver problemas o aprovechar oportunidades.

 

“Problema”, “Oportunidades de Mejora”, “Problemática”, “Proceso", se refieren en cualquier caso a lo que vamos a analizar y decidir.

 

Para simplificar el entendimiento lo llamaremos “Proyecto” bajo el enfoque “Problema-Solución”.

 

Recomendamos seguir un proceso: (metodología base del Six Sigma)

 

DEFINIR: Formular el Proyecto.

 

Implica definir los objetivos del proyecto en base a un modelo preliminar del problema que contemple las siguientes actividades:

 

• Definir al equipo de Trabajo.
• Recolectar necesidades y expectativas de los involucrados.
• Identificar problemas u oportunidades de Mejora.
• Establecer objetivos preliminares, plazos y costear actividades.

Herramientas recomendadas:

• Ficha del Proyecto, para consolidar Objetivos, Plazos, Costos.
• Cuadro Bidimensional, para determinar la importancia de elementos en base a dos variables.
• Diagrama de Caracterización, para entendimiento general del sistema.

 

MEDIR: Establecer Sistema de Medición

 

Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia. Actividades sugeridas:

• Establecer el Flujo del Proceso.
• Establecer elementos claves del problema.
• Definir Indicadores relevantes.
• Recolectar información numérica.
• Validar el Sistema de Medición para emplearlo en fases siguientes.

Herramientas recomendadas

• Fichas de Indicadores para precisar las mediciones y las fuentes de los mismos
• Flujograma de Procesos, para Identificar elementos claves.
• Benchmarking, para definir metas realistas y relevantes.

 

ANALIZAR: Estructurar Problema y Soluciones

 

Profundizar en las causas que determinan los errores y definir oportunidades de mejora priorizándolas. Actividades sugeridas:

 

• Analizar relaciones Causa - Efecto.
• Validar relaciones en base a los Indicadores.
• Definir alternativas de solución.

 

Herramientas recomendadas

 

• Diagramas Causa-Efecto para identificar elementos determinantes de las salidas.
• Tormenta de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal para seleccionar ideas más importantes

 

IMPLANTAR: Seleccionar y Aplicar Soluciones

 

Definir los elementos específicos que serán cambiados y  las metas finales. Desarrollar el proyecto de cambio. Actividades sugeridas:

 

• Seleccionar alternativas a Implantar
• Plan definitivo del Proyecto
• Implantar soluciones

 

Herramientas recomendadas:

 

• Reporte de Gestión para hacer un seguimiento sistemático del proyecto.
• Diagrama de Pareto para seleccionar las soluciones que aportan mayor valor

 

CONTROLAR: Asegurar Mejora Continua

 

Implantar un Sistema de Monitoreo para prevenir que se retorne prácticas anteriores y se identifique problemas adicionales.

 

• Monitorear el proceso para identificar intentos de “volver al pasado”
• Identificación de problemas adicionales.

 

Herramientas recomendadas

• Tablero de Control, para establecer sistemas de incentivos para los involucrados.
• Benchmarking, para mantener el proceso dentro de parámetros competitivos.
• Definir roles y responsabilidades en las actividades de mejoramiento.

 

Recomendaciones finales:

• Para tomar decisiones la materia prima fundamental es la información formal.
• No se focalice en una sola fuente de información, menos sobreestime o subestime el valor de la información recibida de otros.
• Deje participar a sus colaboradores y escuche, présteles atención.
• Considere la educación o preparación, el nivel decisional, sus valores y creencias, la motivación y expectativas de las personas.
• Prepárese sobre el tema, no asuma todo lo que le dicen los externos a la organización que poco o nada conocen del sector que atiende y su comportamiento.